Kleine Vergaben, großer Aufwand.
Auch für eine Beschaffung im zweistelligen Euro-Bereich müssen Angebote eingeholt, verglichen und begründet werden. Zeit, die in der eigentlichen Arbeit fehlt.
- Drei Shops durchsuchen, Preise abtippen, Screenshots sammeln
- Vermerk von Hand schreiben, und hoffen, dass nichts fehlt
- Rückfragen der Vergabestelle, Nacharbeit, Wartezeit
Durchatmen.Der Vermerk ist vorbereitet.
- Drei Vergleichsangebote, automatisch gefunden und verlinkt
- Vollständiger Vergabevermerk, bereit für Ihre Ablage
- Strukturierte Übergabe, prüfbar ohne Rückfragen
Mehr Zeit für das, was Ihre Fachkenntnis braucht.
- ✓Artikel wählenLink, PDF oder KI-VorschlagErledigt
- ✓AngebotssucheVergleichsangebote werden gesuchtErledigt
- ✓BeschaffungsgrundEin Satz genügtErledigt
- ✓VergabevermerkFertiges Dokument inkl. drei AngebotenErledigt
Wobei smarTender Sie unterstützt
Vier Arbeitsschritte, die bisher viel Zeit gekostet haben. smarTender bereitet sie vor, Sie behalten die Kontrolle.
- 01
Artikel einfach erfassen
Produktlink einfügen, PDF hochladen oder den KI-Assistenten nach einem passenden Artikel fragen.
In Sekunden erfasst - 02
Automatische Angebotssuche
smarTender recherchiert Vergleichsangebote im Netz und stellt drei davon mit Direktlinks gegenüber.
Preisvergleich vorbereitet - 03
Rechtssichere Dokumentation
Der Vergabevermerk enthält Beschreibung, Begründung und Angebote, DSGVO-konform und bereit zur Übernahme in Ihre revisionssichere Ablage.
Prüffähig ab dem ersten Vorgang - 04
Direkte Übergabe
Der fertige Vorgang geht strukturiert an die Vergabestelle. Rückfragen und Medienbrüche entfallen.
Weniger Rückfragen
Vier Schritte
Sie entscheiden, smarTender bereitet vor.
Weniger manueller Aufwand. Mehr Zeit für die Arbeit, die zählt.
Weniger Recherche, weniger Abtippen, weniger Rückfragen. So bleibt mehr Zeit für fachliche Aufgaben und für Bürgerinnen und Bürger.
Illustrative Rechnung mit angenommener Zeitersparnis von 70 %, keine gemessene Wirkung.
Gelassen in jede Prüfung.
Jeder Vorgang ist vollständig und nachvollziehbar dokumentiert. Vergabestelle, Rechnungsprüfung und Datenschutzbeauftragte finden alles, was sie brauchen, ohne Nachfragen bei Ihnen.
- DSGVO-konformPersonenbezogene Daten werden nach den Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung verarbeitet.
- Revisionssicher archivierbarsmarTender wird an Ihr Dokumentenmanagement oder Ihre E-Akte angebunden. Ist keines vorhanden, binden wir eine passende Archivlösung an.
- NachvollziehbarBegründung, Angebote und Quellen sind in jedem Vermerk vollständig dokumentiert.
Hinweis: smarTender selbst ist kein Archivsystem. Die revisionssichere Aufbewahrung erfolgt in Ihrem bestehenden System oder in einer von uns angebundenen Zusatzlösung.
Datenschutzinformationen anfordern- Artikelbeschreibung
- Begründung der Beschaffung
- Drei Angebote mit Direktlinks
Aus der Praxis entstanden.
Mit Rückenwind gefördert.
smarTender begann mit einem Problem, das jede Verwaltung kennt. Über den East Side Fab e. V. wurde die Idee vom Wirtschaftsministerium des Saarlandes gefördert, heute bringt die smarTender UG sie als Produkt zu Ihnen.
- 2024Die Ideeaus dem Verwaltungsalltag
- 202575.000 € FörderungWirtschaftsministerium Saarland
- HeutesmarTender UGausgegründet aus dem Projekt
Sehen Sie smarTender an einem Beispiel aus Ihrer Verwaltung.
In einer 30-minütigen Online-Demo zeigen wir den Ablauf und beantworten Fragen zu Vergaberecht, Datenschutz und Einführung.